Comment convertir des images en texte éditable avec AI OCR dans OnlyOffice

Pour convertir des images à l'aide de la fonction OCR d'OnlyOffice et de l'IA, vous devez installer un plug-in. Grâce à lui, les applications bureautiques du pack seront capables de lire tout texte contenu dans une photo et de le convertir en texte. Dans les sections suivantes, nous vous expliquons comment procéder dans OnlyOffice pour Windows, étape par étape et de manière très simple.

Qu'est-ce que l'OCR et pourquoi est-il si utile ?

L'acronyme OCR vient de Optical Character Recognition, ce qui signifie en français « reconnaissance optique de caractères ». Pour simplifier, il s'agit d'une technologie qui permet de convertir des images ou des documents numérisés en texte modifiable. Concrètement, cela signifie que vous pouvez prendre une photo d'une page d'un livre, d'un contrat papier ou d'une capture d'écran. Ensuite, en quelques secondes, vous pourrez la transformer en un fichier dont vous pourrez copier, coller ou modifier le contenu sans avoir à le retaper.

L'OCR est particulièrement utile car il vous fait gagner beaucoup de temps et évite les erreurs de transcription manuelle. Pensez, par exemple, à des données cruciales telles qu'un numéro de téléphone ou un numéro de compte. À moins d'une erreur typographique dans le document original, avec l'OCR, vous n'aurez pas d'erreurs dans la conversion en texte modifiable. De plus, combiné à l'intelligence artificielle d'OnlyOffice, il améliore la précision de la reconnaissance, même lorsque le texte apparaît sur des photos de mauvaise qualité ou dans différentes langues.

Avantages de l'utilisation directe de l'OCR avec l'IA dans OnlyOffice

Bien qu'il existe des applications externes qui effectuent l'OCR, son intégration dans OnlyOffice présente plusieurs avantages :

• Vous n'avez pas besoin d'ouvrir de programmes supplémentaires. Tout se fait à partir de la même suite bureautique.
• Il est compatible avec les documents Word, les feuilles de calcul et les présentations. Vous pourrez donc exploiter son potentiel dans vos propres fichiers.
• Grâce à l'IA, la reconnaissance est plus rapide et plus précise. Cela signifie qu'il y a moins d'erreurs dans les processus de transcription.
• Elle permet de travailler avec plusieurs langues et types de polices. Elle fonctionne même avec des textes manuscrits, dans la plupart des cas.
• Une fois le texte converti, vous pouvez le modifier directement dans votre document, sans étapes supplémentaires.

En bref, l'utilisation de la fonction OCR de OnlyOffice vous fait gagner du temps, surtout si vous devez scanner des documents plusieurs fois au cours de votre journée de travail.

Comment préparer OnlyOffice pour utiliser son OCR IA

Avant de commencer, vous devez vous assurer que la version de bureau de OnlyOffice est installée sur Windows. La fonction OCR s'exécute via un plug-in officiel, elle n'est donc pas activée par défaut.

La bonne nouvelle, c'est que OnlyOffice permet d'installer des plug-ins facilement et en quelques clics. Une fois ajouté, l'OCR sera disponible dans le menu des modules complémentaires et vous pourrez l'utiliser à tout moment depuis l'éditeur de fichiers PDF.

Comment installer et activer le module complémentaire IA avec OCR dans OnlyOffice

Les étapes pour installer et activer le plugin IA avec OCR dans OnlyOffice sont assez simples.

Installer ou mettre à jour le plug-in AI dans OnlyOffice

Il suffit de procéder comme suit :

1. Ouvrez le fichier PDF contenant les images que vous souhaitez modifier.
2. Ensuite, dans le menu supérieur, cliquez sur Extensions > Gestionnaire de modules complémentaires.
3. Installez ensuite le module complémentaire IA. Dans notre cas, il était déjà préinstallé (il est possible que ce soit également le cas pour vous) et nous avons seulement dû le mettre à jour.
4. Enfin, allez dans Plugins en arrière-plan et activez le plugin que vous venez d'installer, comme le montre l'image ci-dessous.

Vous devez activer le plug-in pour bénéficier de toutes ses fonctions

Maintenant, dans OnlyOffice, vous disposez d'un onglet supplémentaire dans le menu supérieur appelé IA. La fonction OCR n'est pas encore prête, car il faut suivre quelques étapes supplémentaires.

Vous avez besoin d'une clé API pour utiliser la plupart des modèles commerciaux ou pour en exécuter

Les voici :

1. Allez dans l'onglet IA du menu.
2. Cliquez ensuite sur Paramètres.
3. Cliquez sur Modifier les modèles IA.
4. Ajoutez un nouveau modèle. Il est important de noter que OnlyOffice ne fournit pas de modèles IA. Vous aurez besoin d'une clé API pour les modèles commerciaux et beaucoup d'entre eux ne sont pas gratuits. Nous avons connecté Gemini 2.5 Flash, depuis AI Studio de Google, gratuitement. Vous pouvez également utiliser LM Studio ou Ollama pour exécuter des modèles localement. Il convient de noter que même si le plugin IA est gratuit, certains modèles IA peuvent être payants, selon le fournisseur choisi.
5. Une fois que vous avez configuré le modèle avec la clé API, sélectionnez-le pour la tâche OCR.

Vous avez maintenant connecté le modèle IA à OnlyOffice, plus précisément pour la tâche OCR. Vous pourrez également profiter de cette intégration avec d'autres fonctions, telles que la génération de texte ou d'images, car elle ne comprend pas seulement des fonctionnalités OCR sans autres fonctionnalités supplémentaires.

Comment convertir des images en texte modifiable dans OnlyOffice, étape par étape

Après avoir connecté le modèle d'IA correspondant, vous pouvez désormais utiliser l'IA pour exécuter des tâches telles que l'OCR ou la génération de contenu. N'oubliez pas que tout ce que vous faites avec ces fonctions ne passe pas par les serveurs d'OnlyOffice, mais par ceux du fournisseur choisi. Dans notre cas, il s'agit de Google.

Editer du texte non éditable dans un PDF avec OnlyOffice

Si tout est en ordre, vous pouvez maintenant convertir une image, comme celles qui se trouvent dans un PDF, en texte modifiable. Voici comment procéder :

1. Assurez-vous d'être en mode édition.
2. Si vous souhaitez convertir un document entier, cliquez sur le bouton OCR dans la section IA.
3. Modifiez maintenant le contenu du document PDF.

Extraire du texte directement à partir d'une image grâce à l'OCR basée sur l'IA d'OnlyOffice

Si, au contraire, vous souhaitez effectuer cette tâche sur une image contenue dans un PDF, cliquez avec le bouton droit de la souris sur celle-ci et appuyez sur la section IA > Image > OCR. Vous disposerez alors d'une version modifiable du texte de l'image.

Astuces et conseils pour obtenir de meilleurs résultats avec l'OCR d'OnlyOffice

Bien que l'OCR OnlyOffice avec IA fonctionne très bien, vous pouvez toujours améliorer la qualité du résultat en suivant quelques étapes simples. Voici une liste de recommandations pratiques qui vous aideront à obtenir un texte plus précis et plus facile à modifier :

• Utilisez des images nettes et contrastées. Si la photo ou le scan est bien éclairé, l'OCR reconnaîtra mieux les lettres et vous éviterez les erreurs dans les mots similaires.
• Corrigez l'orientation avant le traitement. Si l'image est inclinée ou à l'envers, le moteur de reconnaissance peut être perturbé. L'aligner correctement améliore considérablement la précision.
• Utilisez-le surtout avec les langues courantes. Bien que les modèles d'IA soient généralement compatibles avec pratiquement toutes les langues, ils fonctionnent probablement mieux avec celles qui ont le plus de locuteurs, en raison de la plus grande disponibilité de contenu écrit pour leur entraînement.
• Évitez les arrière-plans trop chargés. Si l'image comporte des logos, des graphiques ou des taches, il est préférable de recadrer la partie où apparaît le texte afin que l'OCR ne soit pas perturbé.
• Divisez les longs documents en sections. Le traitement d'une page ou d'un bloc de texte à la fois permet de réduire les erreurs et d'accélérer la conversion. De plus, l'envoi d'un contenu trop volumineux pourrait épuiser vos crédits API.
• Préférez les fichiers en haute résolution. Un scan à 300 dpi ou une photo sans pixellisation améliore considérablement la reconnaissance des petits caractères ou des polices complexes.
• Faites une vérification rapide après l'OCR. Même si l'IA est précise, il est toujours utile de vérifier le résultat et de corriger les accents, les sauts de ligne ou les caractères mal interprétés.
• Utilisez l'OCR pour numériser d'anciens fichiers. Cette fonction ne sert pas seulement pour les photos récentes ; elle est également idéale pour convertir d'anciens documents papier en un format numérique modifiable.

Et vous, comment tirez-vous parti de la fonction IA et OCR d'OnlyOffice ? Laissez-nous vos commentaires ci-dessous. Racontez-nous votre expérience et partagez-la avec notre communauté de passionnés de logiciels. À bientôt !